Şube öğretmenler kurulu tutanağı, öğretmenin yılda birkaç kez yazdığı ve çoğu zaman geçen yılın dosyasını açıp üstüne yazdığı bir belgedir. Kalemdar'daki ŞÖK editörü bu işi baştan kurar: gündemi mevzuattan çıkarır, görüşme ve karar metinlerini o gündeme bağlar, imza listesini kendisi düzenler.
Aşağıda ekran görüntüsü yok; neyin neden öyle olduğunu anlatıyoruz.
Gündem mevzuattan gelir
ŞÖK'ün dayanağı iki katmandır: Millî Eğitim Kurumları Yönetmeliği'nin ilgili maddesi kurulda ne görüşüleceğini, Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi'nin 10. maddesi ise gündem maddelerinin menüsünü verir. Editör yeni bir ŞÖK açtığınızda bu menüyü listeler.
İki ayrıntı önemli:
Mevzuattan doğmayan maddeler listede var ama varsayılan olarak işaretsiz. Çünkü kendiliğinden belgeye giren bir madde, sizin yapmadığınız bir toplantıyı anlatan bir tutanak üretir. Ne konuşulduysa onu işaretlemek size ait.
Gündem–görüşme–karar üçlüsü eşleniktir. Yönerge "görüşülerek karara bağlanır" dediği için editörde bu üçü tek kartta durur: başlık, altında görüşme metni, altında o maddenin kararı. Bir gündem maddesini kapatırsanız kararı da basılmaz — yetim karar diye bir şey kalmaz.
Maddeleri sıralayabilirsiniz; kararların çıktıdaki sırası gündem sırasından türer, yani ekranda gördüğünüz sıra ile kâğıttaki sıra ayrışmaz. ŞÖK'te serbest madde ekleyip silemezsiniz (gündem, öğrenci işaretleri ve kararlar birbirine bağlı olduğu için); zümrede ise ekleme-çıkarma tamamen serbesttir, çünkü ilçe millî eğitim müdürlüğü eksiltilmiş bir gündem gönderebiliyor.
Görüşülecek öğrenciler ve kararın dili
Katılımcı listesinin hemen altında ikinci bir bölüm var: görüşülecek öğrenciler. Tutanağın iki tarafı yan yana durur — kurul kimlerden oluşuyor, kimler görüşülüyor.
Burada öğrencilere bağlam işaretleri koyarsınız, sonra "işaretlerden cümle üret" dersiniz; her bağlam için hazır bir paragraf üretilip ilgili gündem maddesinin sonuna eklenir. Şablon metni ezilmez, ürettiği cümleyi silip kendi cümlenizi yazabilirsiniz.
Üretilen cümlelerin dili bilinçli bir karardır: "zorlanıyor / öne çıkıyor" değil, "desteklenmeli / takdir edilmeli". Birincisi çocuğu etiketler, ikincisi kurulun kararını söyler. Kurulun işi tam olarak budur.
Öneri ile karar aynı şey değildir
Editörde bir metin kutusunun altından açılan öneri paneli vardır. O panelin gösterdiği şey bir öneridir — belgeye girmiş bir metin değil. Hiçbir öneri kendiliğinden uygulanmaz; siz alıp yerleştirene kadar belgede yoktur.
Bu ayrımı şuradan görürsünüz: öneri paneli sayfayı kilitlemez, ekranı karartmaz. Çünkü önerinin hedefi olan metnin görünür kalması gerekir — öneriyi, yerine geçeceği cümleyi görmeden değerlendiremezsiniz.
İmza listesi
Tutanak ve kararlar ayrı imzalanan iki belgedir ve her biri kendi imza bloğuyla biter. Bu Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar'dan gelir, bizim tercihimiz değil.
Editör bir kişiye imza yerini yalnız bir kez açar: altta kendi imza bloğu olan biri, üstteki katılımcı tablosundan çıkarılır. Müdür yardımcısı yoksa tutanağı okul müdürü imzalar. Öğrenci değerlendirme tablosunda imza yeri açılmaz.
İmza adlarının yazım biçimi yazdırma anında düzenlenir, siz yazarken değil. Girişte düzeltmek kasadaki adla eşleşmeyi koparır ve aynı kişi için ikinci bir kayıt üretirdi.
Adlar nereden geliyor
Editörde katılımcı ve öğrenci adlarını normal şekilde görürsünüz, ama o adlar sunucudan gelmiyor. Sunucuda kod duruyor; adı tarayıcınız okulun kasasından çözüyor.
Bunun pratik iki sonucu var:
- Kasa kurulu değilse yeni bir ŞÖK oluşturamazsınız. Editör ilerlemez, uyarı çıkar.
- Kasa kilitliyken editör salt-okunur çalışır. Yazma durur, çünkü kasa kapalıyken yazılan bir ad kodlanamaz ve düz hâliyle sunucuya giderdi.
Kasa okul kapsamlı olduğu için adlar belgeler arasında yaşar: ikinci ŞÖK'te "önceki ŞÖK'ten sınıfı kopyala" dediğinizde kopyalanan şey kodlardır, listeyi yeniden yazmazsınız.
Krediyi ne zaman ödersiniz
Tarife tek cümledir: 1 kredi = 1 belge. Kredi "Üret" düğmesine bastığınız anda düşer, belgeyi kabul ettiğinizde değil. Üretim teknik bir sebeple başarısız olursa kredi yanmaz.
Bir iptal penceresi yoktur. İade yolu olmadığı için tek koruma, ödemeden önceki zorunlu gözden geçirme adımıdır: çıktı sayfasının üstündeki bant, belgenin üretimle birlikte kilitlenecek alanlarını — katılımcı kümesini — size gösterir ve onaylatır. Bu adımı atlamak mümkün değil, ve yeni bir belge türü eklenirken de atlanmıyor.
Ödedikten sonra belge sizindir
Kilit ödemeye bağlıdır, yazdırmaya değil. Ödeme yaptıktan sonra içerik serbesttir: bir yazım hatası görürseniz düzeltir, ikinci bir kredi ödemeden yeniden basarsınız. İstediğiniz kadar çıktı alabilirsiniz.
Ödemeden önce ise çıktı bulanık gösterilmez. Bulanıklık bir görüntü efektidir ve altındaki metin tarayıcıya zaten inmiş olur. Kalemdar bunun yerine gövdeyi hiç göndermez: ödenmemiş bir ŞÖK'ün görüşme ve karar metinleri sunucudan çıkmaz, yerine kilitli önizleme görünür.
Üretimden sonra kilitlenen tek şey belgeyi başka bir belgeye dönüştürecek alanlardır, yani katılımcı kümesi. Adsız bir belge üretilemez; kimlik kilidi, "ad var mı" diye değil "ad aynı mı" diye bakar. Boş bir adı doldurmak serbesttir, dolu bir adı başkasıyla değiştirmek değil.
Belgenin künyesindeki okul adı, il ve ilçe sunucudan gelir ve oluşturma anında donar. Okul adında sonradan bir düzeltme yapılırsa imzalanmış eski tutanaklarınızın yeniden basımı değişmez.
Sistemin yapmadıkları
Bunları da yazmak gerekiyor, çünkü bir evrak aracından beklenen ilk şey genellikle bunlar oluyor:
- Yapay zekâ sizin yerinize karar yazmaz. Motor kural tabanlıdır: gündem menüsü, şablon metinler ve sizin işaretlerinizden metin üretir. Üretilen her cümle düzenlenebilir ve hiçbiri "kurulun kararı" diye kendiliğinden kesinleşmez.
- Sunucu yapay zekâya hiç bağlanmaz. Yapay zekâ yardımı istediğinizde olan şey şudur: sistem size bir metin hazırlar, siz onu kendi kullandığınız araca yapıştırırsınız, dönen cevabı geri yapıştırırsınız. Belgeleriniz bizim üzerimizden bir yapay zekâ servisine gitmez.
- Hazırlanan bu metinlere kişi adı girmez ve içinde sayı uydurma yasağı yazılıdır.
- e-Okul'a bir şey yazmaz. ŞÖK tutanağı sizin resmî evrakınızdır; nereye teslim edileceğine siz karar verirsiniz.
Kısacası editör, tutanağın iskeletini ve mevzuat bağını üstlenir; ne konuşulduğunu ve neye karar verildiğini yazan kişi hâlâ sizsiniz. Bunun başka türlüsünü ne doğru buluyoruz ne de yazmak istiyoruz.